6. Chức năng nhiệm vụ
6.1. Chức năng
Tham mưu và giúp việc Ban Giám hiệu trong việc xây dựng kế hoạch, tổ chức thực hiện, quản lý công công tác Tổ chức, đối ngoại, hợp tác quốc tế, hành chính, quản trị, vật tư y tế, quản lý công tác tài chính – kế toán, quản lý tài sản cố định, công cụ dụng cụ, vốn ngân sách và vốn ngoài ngân sách theo đúng qui định tài chính của Nhà nước, chịu sự quản lý chuyên môn của phòng Tài chính kế toán của bệnh viện và nhà trường.
6.2. Nhiệm vụ
Bộ phận Tổ chức, Đối ngoại - Hợp tác quốc tế
a) Công tác tổ chức: thực hiện các chỉ đạo của phòng TCCB BV
- Phối hợp với phòng TCCB bệnh viện trong việc xây dựng các văn bản quy định về chức năng, nhiệm vụ của các đơn vị, các tổ chức trong nhà trường.
- Phối hợp với phòng Tổ chức cán bộ bệnh viện cập nhật, quản lý, bổ sung hồ sơ, lí lịch và sổ Bảo hiểm xã hội của cán bộ, viên chức, hợp đồng lao động tại trường(CB, VC, HĐLĐ) và hồ sơ giảng viên toàn trường.
- Làm đầu mối trong việc phổ biến, tuyên truyền các chủ trương, chính sách của Đảng, pháp luật của Nhà nước đến CB, VC, HĐLĐ trong Trường.
- Đầu mối thực hiện các chỉ đạo về khen thưởng và kỷ luật theo đúng quy định, tiêu chuẩn của cấp trên và Trường.
- Phối hợp các phòng ban thực hiện kế hoạch đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, giảng viên hàng năm về chuyên môn, quản lý, chính trị, tin học, ngoại ngữ, v.v…
- Phối hợp phòng Tổ chức cán bộ bệnh viện thực hiện theo văn bản Nhà nước về các chế độ tiền lương, tiền trực, các phụ cấp (trách nhiệm, độc hại, đứng lớp, v.v…), nghỉ chế độ, chuyển ngạch, nâng ngạch, thi tuyển công chức, bảo hiểm xã hội, v.v…
- Đầu mối phối hợp với phòng chức năng của Bệnh viện thực hiện kế hoạch khám sức khoẻ định kỳ cho cán bộ, giảng viên, quản lý hồ sơ sức khoẻ của cán bộ, giảng viên,cấp phát thẻ bảo hiểm y tế cho cán bộ nhà trường.
- Thực hiện đúng quy định về chế độ bồi dưỡng độc hại cho cán bộ viên chức khi được Hiệu trưởng phê duyệt (như các trang thiết bị bảo hộ lao động, đường sữa, v.v…). Tổ chức các hoạt động tập thể, hiếu hỉ của Trường. Phối hợp với các đơn vị khác tổ chức các hoạt động nhân đạo
- Thực hiện đầy đủ, chính xác, kịp thời mọi báo cáo thường kỳ hoặc đột xuất về công tác tổ chức, cán bộ, lao động tiền lương theo chỉ đạo của Ban giám hiệu, của phòng TCCB bệnh viện.
- Đầu mối, theo dõi, tổng hợp, thư ký, thống kê báo cáo về các hoạt động của nhà trường.
- Đầu mối phục vụ công tác của Ban Giám hiệu và các hoạt động chung của nhà trường.
- Phối hợp với TCCB bệnh viện thực hiện quản lý cán bộ, giảng viên nhà trường trong việc xuất nhập cảnh đi công tác, du lịch nước ngoài, công tác quân sự;
- Đầu mối thực hiện sơ kết, tổng kết hàng năm.
b) Công tác Đối ngoại - hợp tác quốc tế
Thực hiện các chỉ đạo của Văn phòng bệnh viện về công tác đối ngoại hợp tác quốc tế
- Xây dựng kế hoạch, chiến lược, tổ chức quản lý và hướng dẫn việc triển khai các hoạt động hợp tác quốc tế và đối ngoại theo quy định của pháp luật;
- Xây dựng, cập nhật và triển khai thực hiện các quy chế, quy định về hoạt động hợp tác quốc tế và đối ngoại;
- Phối hợp với Văn phòng bệnh viện làm thủ tục đoàn ra, đoàn vào kịp thời theo các chương trình hợp tác quốc tế với Trường theo quy định của pháp luật hiện hành.
- Phối hợp với Văn phòng bệnh viện, các đơn vị của Nhà trường tổ chức các hội nghị, hội thảo quốc tế theo Quy định của bệnh viện, nhà nước.
- Phối hợp với đơn vị có liên quan tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế, đón tiếp và làm việc với khách quốc tế tại Trường về các lĩnh vực thuộc phạm vi quản lý của Trường, đảm bảo an ninh chính trị theo quy định pháp luật hiện hành; ghi biên bản các hội nghị, hội thảo, cuộc gặp gỡ, làm việc, trao đổi có khách nước ngoài do Ban Giám hiệu chủ trì.
- Chủ động tìm kiếm, duy trì các mối quan hệ với đối tác trong và ngoài nước; tìm kiếm các đối tác, cá nhân có khả năng, uy tín trong lĩnh vực liên quan đến chuyên ngành đào tạo của nhà trường, có thiện chí hợp tác với Trường, đề xuất với Hiệu trưởng thiết lập quan hệ hợp tác.
- Tổ chức tiếp nhận, xử lý, lưu trữ các tài liệu, văn bản liên quan đến các tổ chức, cá nhân nước ngoài gửi đến theo sự chỉ đạo của Hiệu trưởng.
- Phối hợp với các đơn vị liên quan đề xuất cán bộ đi công tác và học tập ở nước ngoài, trình lãnh đạo Trường quyết định; quản lý các đoàn ra, vào theo quy định;
- Phối hợp với bộ phận thư viện, bộ phận hành chính tiến hành tiếp nhận, xử lý và lưu trữ các tài liệu quà tặng do các đơn vị trong và ngoài nước hợp tác với Trường biếu tặng, trao đổi.
- Quản lý các dự án hợp tác quốc tế đã được Hiệu trưởng phê duyệt, và đang được thực hiện.
- Tư vấn và hỗ trợ thông tin về hợp tác quốc tế cho các phòng, khoa và cán bộ, giảng viên.
- Thực hiện các kế hoạch liên quan tới các hoạt động đối ngoại của trường theo chỉ đạo của BGH.
- Tổng hợp chấm công giờ làm việc giảng dạy của giảng viên, nhân viên nhà trường.
- Báo cáo tổng kết công tác hợp tác quốc tế từng học kỳ, từng năm.
- Thực hiện các nhiệm vụ khác do Hiệu trưởng giao.
Bộ phận Hành chính, Quản trị - Vật tư thiết bị y tế
a) Công tác hành chính
- Xây dựng chương trình, lập kế hoạch công tác hành chính của nhà trường theo từng giai đoạn: tháng, quý và năm học;
- Thực hiện công tác hành chính: Đi và tiếp nhận công văn giấy tờ, tài liệu đến, lưu trữ tài liệu, công văn, đánh máy, in ấn, phụ trách liên lạc, điện thoại. tổng hợp văn thư, lưu trữ, quản lý và sử dụng con dấu của nhà trường. Soạn thảo, ban hành văn bản thuộc các lĩnh vực tổ chức, nhân sự, hành chính, văn thư, lưu trữ. Chỉ đạo nghiệp vụ hành chính, văn thư -lưu trữ đối với cán bộ làm công tác văn thư, văn phòng các phòng, khoa trực thuộc Trường;
- Theo dõi, tổng hợp, thống kê báo cáo về công tác hành chính và các hoạt động của nhà trường;
- Là đầu mối phục vụ lễ tân, khánh tiết của Trường, phục vụ công tác của Ban giám hiệu và các hoạt động chung của nhà trường;
- Tổng hợp chấm công giờ làm việc giảng dạy của giảng viên, nhân viên nhà trường
- Là đầu mối liên hệ phương tiện công tác cho cán bộ, nhân viên nhà trường.
b) Công tác Quản trị - TBYT
- Quản lý tài sản cố định, nội thất, hệ thống cấp thoát nước, hệ thống cung cấp điện
+ Quản lý và khai thác đúng pháp luật, có hiệu quả;
+ Phối hợp với bộ phận Tài chính kế toán thực hiện công tác quản lý, khai thác sử dụng tài sản cố định theo các quy định hiện hành;
+ Xây dựng kế hoạch hoạt động hàng năm về xây dựng, bảo dưỡng, sửa chữa, mua sắm, điều chuyển;
+ Xây dựng các nội quy, quy chế trong việc sử dụng các đối tượng trên, trình Ban giám hiệu phê duyệt và tổ chức thực hiện;
+ Kiểm tra, quản lý, giám sát công tác vệ sinh công nghiệp;
+ Công tác bảo vệ cơ quan, trật tự an ninh trong trường, vệ sinh môi trường, bảo vệ cây xanh: Xây dựng các quy định trong các lĩnh vực nêu trên trình Ban giám hiệu phê duyệt và tổ chức thực hiện.
- Công tác phòng chống cháy nổ, phòng chống bão lụt và thiên tai
+ Là đầu mối xây dựng kế hoạch trong các lĩnh vực nêu trên, trình Ban giám hiệu, ban Giám đốc bệnh viện;
+ Xây dựng các nội quy, quy định để thực hiện tốt các lĩnh vực nêu trên;
+ Tổ chức thực hiện các công việc trên khi được phê duyệt.
- Công tác quản lý các trang thiết bị, máy móc, phương tiện và đồ dùng tài liệu dạy/học, vật tư tiêu hao, hoá chất, văn phòng phẩm.
+ Tổng hợp đề xuất từ các bộ phận về mua sắm máy móc, trang thiết bị y tế, và đồ dùng chuyên dùng cho giảng dạy, học tập, thực tập, công tác, văn phòng phẩm của nhà trường trình Ban Giám hiệu phê duyệt;
+ Phối hợp với các phòng khoa thuộc trường, bệnh viện thực hiện các hoạt động liên quan đến mua sắm, đấu thầu; Tổ chức thực hiện theo quy định sau khi được phê duyệt;
+ Xây dựng kế hoạch mua sắm, duy tu, bảo dưỡng máy móc, trang thiết bị trong trường. Tổ chức thực hiện theo quy định sau khi được phê duyệt;
+ Xây dựng nội quy, quy trình sử dụng, bảo quản và quản lý các trang thiết bị máy móc, phương tiện, và đồ dùng dạy/học; định mức sử dụng vật tư tiêu hao; phân công, phân cấp quản lý và quy định trách nhiệm cho các đơn vị trình Ban Giám hiệu phê duyệt. Kiến nghị với Ban Giám hiệu về việc phân phối, điều động, thanh lý, xử lý thiết bị, phương tiện cho phù hợp;
+ Kiểm tra, đôn đốc việc chấp hành chế độ về quản lý, bảo quản, sử dụng trang thiết bị, phương tiện, đồ dùng dạy/học ở các đơn vị; phát hiện kịp thời những điểm bất hợp lý để kiến nghị Ban Giám hiệu điều chỉnh cho phù hợp;
+ Tổ chức tiếp nhận các loại tài sản viện trợ nước ngoài thuộc phần việc được giao.
Phối hợp với Bộ phận Tài chính kế toán xây dựng biểu mẫu chung ghi chép bảo quản tài sản trong toàn trường theo một chế độ thống nhất.
Bộ phận Tài chính kế toán
Tham mưu, giúp việc cho Ban Giám hiệu trong công tác thực hiện triển khai, quản lý công tác tài chính - kế toán, quản lý tài sản cố định, công cụ dụng cụ, vốn ngân sách và vốn ngoài ngân sách theo đúng qui định tài chính của Nhà nước, chịu sự quản lý chuyên môn của phòng Tài chính kế toán của bệnh viện.
a) Công tác tài chính kế toán
- Lập dự toán thu chi hàng năm, hàng quý theo quy định của Bệnh viện, liên bộ
- Tổ chức thực hiện thu và chi các khoản trong và ngoài kinh phí được cấptheo đúng qui định tài chính của Nhà nước, của phòng Tài chính kế toán của bệnh viện.
- Tổ chức thu đúng, thu đủ và kịp thời các khoản học phí, lệ phí và các khoản thu khác của học sinh, sinh viên. Tham mưu cho Hiệu trưởng ban hành các khoản thu và định mức thu theo chế độ Nhà nước hiện hành phù hợp với tình hình kinh tế và thực trang đào tạo của nhà trường;
- Đầu mối, chịu trách nhiệm chính trong công tác đề xuất, xây dựng, sửa đổi, bổ sung quy chế chi tiêu nội bộ của trường hàng năm;
- Lập quyết toán hàng tháng, quý và hàng năm theo đúng các quy định và chế độ kế toán, tài chính của Trường;
- Theo dõi, kiểm tra, hướng dẫn các bộ phận trong Trường chi tiêu theo đúng nguyên tắc, thể lệ đã quy định, thực hiện tiết kiệm, phòng và chống tham ô, lãng phí;
- Thanh toán và quyết toán chi tiêu, làm lương, các phụ cấp cho cán bộ, giảng viên và học bổng cho sinh viên;
- Hàng tháng, hàng quý thực hiện đối chiếu với kho bạc;
- Lĩnh tiền, nộp tiền và thanh quyết toán, đối chiếu công nợ hàng quý, năm với bệnh viện Bạch Mai;
- Lập các báo cáo và sổ sách kế toán theo qui định, chế độ kế toán nhà nước quy định hiện hành;
- Hàng quý đối chiếu và thanh quyết toán chế độ bảo hiểm cho cán bộ, giảng viên với Phòng Tổ chức cán bộ bệnh viện;
- Phối hợp với bộ phận HC quản lý và theo dõi toàn bộ tài sản cố định và giải quyết thanh lý tài sản theo quy định; xây dựng biểu mẫu chung ghi chép bảo quản tài sản trong toàn trường theo một chế độ thống nhất;
- Phối hợp xây dựng kế hoạch đầu tư xây dựng cơ bản, sửa chữa lớn tài sản cố định, mua sắm máy móc trang thiết bị;
- Hàng năm công khai tài chính theo quy định của pháp luật hiện hành ;
- Phân tích thông tin, số liệu kế toán, tham mưu đề xuất các giải pháp phục vụ yêu cầu quản lý kinh tế, tài chính của trường; tổ chức bảo quản, lưu trữ hồ sơ tài liệu kế toán, giữ bí mật các tài liệu và số liệu kế toán theo đúng quy định;
- Thực hiện theo dõi kế toán ấn chi thuế, kê khai và quyết toán thuế thu nhập cá nhân của cán bộ, giảng viên. Kê khai thuế TNDN theo quy định;
- Tổng hợp báo cáo kế toán, quản trị cho Ban giám hiệu, phòng tài chính kế toán của bệnh viện định kỳ/ đột xuất.
b) Công tác Dự án
Thực hiện các chức năng, nhiệm vụ khi triển khai các hoạt động dự án đầu tư của các Bộ, ban ngành, Bệnh viện, tổ chức Quốc tế.